Pendekatan Proses

Pendekatan proses

Standar Internasional ini mempromosikan adopsi dari sebuah pendekatan proses ketika mengembangkan,menerapkan dan meningkatkan efektifitas sebuah sistem manajemen mutu, untuk mempertinggi kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Persyaratan khusus yang dianggap penting terhadap adopsi sebuah pendekatan proses termasuk dalam 4.4.

Memahami dan mengelola proses-proses yang saling berhubungan sebagai sebuah sistem yang

berkontribusi terhadap efektivitas dan efisiensi organisasi dalam meraih hasil yang diinginkan. 

Pendekatan ini menggerakkan organisasi untuk mengontrol keterkaitan dan saling keterkaitan antar proses-proses yang ada dari sistem, sehingga kinerja keseluruhan organisasi dapat ditingkatkan.

Pendekatan proses melibatkan definisi sistematis dan pengelolaan dari proses-proses, dan interaksi antar

proses, sebagaimana untuk mencapai hasil yang diinginkan yang sesuai dengan kebijakan mutu dan arah

strategis organisasi. 

Manajemen dari proses-proses dan sistem secara keseluruhan dapat dicapai dengan menggunakan siklus PDCA dengan fokus keseluruhan pada pemikiran berbasis risiko yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan dari peluang yang ada dan mencegah hasil yang tidak diinginkan.

Penerapan dari pendekatan proses dalam sebuah sistem manajemen mutu menggerakkan:

a) Pemahaman dan konsisten dalam memenuhi persyaratan;

b) Pertimbangan dari proses-proses dalam hal nilai tambah;

c) Pencapaian kinerja proses yang efektif;

d)Peningkatan dari proses-proses berdasarkan pada evaluasi data dan informasi.

Gambar 1 memberikan gambaran skematik dari proses-proses apapun dan menunjukkan interaksi dari unsur-unsurnya. Memantau dan mengukur check points, yang diperlukan untuk pengendalian, merupakan hal yang khusus untuk setiap proses dan akan banyak bergantung pada risiko terkait.

Siklus PDCA

Siklus PDCA :

Plan - Do - Check - Act

PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" 
(Indonesia:Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak lanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas. 

Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. 

Plan 
Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.

1.  menetapkan sasaran dari sistem dan
2.  proses-prosesnya, dan 
3. sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka untuk memberikan hasil yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan
4.  kebijakan organisasi, serta 
5. bagaimana mengevaluasi kinerja
6. identifikasi dan menangani risiko dan peluang;

Do
Implementasi proses sesuai rencana.

Check
Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.

Periksa: memantau dan (jika sesuai) mengukur proses-proses dan menghasilkan produk dan jasa

terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan dan akitivitas yang direncanakan, dan melaporkan

hasilnya;

Act
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. 
Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.

Manfaat dari PDCA antara lain :

• Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
• Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
• Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;
• Untuk kegiatan perbaikan berkelanjutan dalam rangka memperpendek alur kerja;
• Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Siklus PDCA dapat diaplikasikan terhadap semua proses-proses dan terhadap sistem manajemen mutu

secara keseluruhan. Gambar 2 menggambarkan bagaimana pernyataan 4 sampai 10 dapat dikelompokkan

dalam hubungan terhadap siklus PDCA.